MENGELOLA PROYEK

PENDAHULUAN

Sistem informasi  proyek memiliki tingkat kegagalan yang tinggi. Dalam hampir semua organisasi, proyek sistem informasi memerlukan lebih  banyak waktu dan uang untuk mengimplementasikan daripada yang pada awalnya diantisipasi atau sistem yang tidak bekerja dengan  tepat. Ketika sistem informasi  tidak memenuhil ekspektasi atau biaya  yang terlalu  besar untuk mengembangkan, perusahaan  tidak  menyadari adanya manfaat dari investasi dalam sistern informasi mereka, dan sistem tidak dapat memecahkan permasalahan sebagaimana dimaksudkan.  Pengembangan  suatu sistem yang baru harus dikelola dan diatur secara hari-hati, dan cara suatu proyek dilaksanakan menjadi faktor yang paling penting yang akan mernengaruhi hasilnya.Inilah alasan yang sangat penting  untuk memiliki beberapa pengetahuan mengenai menlgelola proyek sistem informasi.

Manjemen proyek yang baik sangat penting untuk memastikan bahwa sistem akan dikirimkan tepat pada waktunya, sesuai dengan anggaran dn memberikan manfaat bisnis yang nyata. Aktivitas manajemen proyek meliputi perencanaan kerja,menilai resiko, mengestimasi dan memperoleh sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan, mengorganisasi kerja, mengarahkan pelaksanaan dan menganalisis hasil.

PENTINGNYA MANAJEMEN PROYEK

1.        Proyek Macet dan Kegagalan Sistem

Tanpa manajemen yang tepat, suatu proyek pengembangan sistem akan memerlukan waktu yang lebih lama untuk diselesaikan dan sangat sering melebihi anggaran yang dialokasikan.

Suatu proyek pengembangan sistem tanpa manajemen yang tepat akan sangat mungkin mengalami konsekuensi-konsekuensi berikut:

• Anggaran yang sanglat berlebih
• Penguluran waktu yang tidak diharapkan
• Kinerja teknis yang kurang dari yang diharapkan
• Kegagalan mendapatkan manfaat yang telah diantisipasi

2.        Sasaran Manajemen Proyek

Proyek (project) adalah serangkaian aktivitas yang berhubungan dan terencana untuk mencapai sasaran bisnis tertentu. Proyek sistem informasi meliputi pengembangan sistem informasi baru, perbaikan sistem yang sudah ada, penggantian atau peningkatan infrastruktur TI perusahaan.

Manajemen proyek mengacu pada penerapan pengetahuan, keahlian, perangkat dan teknik untuk mencapai sasaran tertentu dalam batasan anggaran dan waktu yang ditentukan. Aktivitas manajemen proyek meliputi perencanaan pekerjaan, penilaian resiko, estimasi sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, pengaturan pekerjaan, pengadaan sumber daya manusia dan bahan baku, penugasan, pengarahan aktivitas, pengendalian eksekusi proyek, pelaporan kemajuan dan analisis hasilnya.

Seperti pada bidang bisnis lainnya, manajemen proyek untuk sistem informasi harus menangani lima variabel utama, yaitu:

• Cakupan, yaitu menldlefinisikan pekerjaan mana yang termasuk atau yang tidak termasuk dalam suatu proyek.
• Waktu, yaitu lamanya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek
• Biaya, didasarkanl pada waktu untuk menyelesaikan proyek dikalikan dengan biaya sumber daya manusia  yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tersebut.l
• Kualitas, adalah indikastor seberapa jauh hasil akhir dari sebuah proyek memenuhi sasaran yang diberikan oleh pihak manajemen

3.        Struktur Manajemlllen Untuk Proyek Sistem Informasi

Gambar berikut menunjukkan elem sebuah struktur manajemen untuk proyek sistem informasi di perusahaan. Puncak struktur adalah kelompok perencana strategis perusahaan dan komite pengawas sistem informasi. Komite pengawas sistem informasi merupaka kelompok manajemen senior dengan tanggung jawab untuk pengembangan sistem dan operasional. Kelompok manajemen proyek mengawasi tim proyek yang terdiri atas manajer sistem informasi dan manajer pengguna akhir. Tim proyek secara langsung bertanggung jawab untuk masing-masing proyek sistem. Tim ini terdiri atas analis sistem, pakar dibidang bisnis, progremer aplikasi dan pakar basis data.

4.        Hubungan Informasi Dan Indikator Kunci Atas Kinerja

Untuk mengembangkan rencana sistem informasi yang efektif, organisasi harus memiliki pemahaman yang jelas mengenai kebutuhan informasi dalam jangka panjang dan dalam jangka pendek. Pendekatan yang strategis atas kebutuhan informasi, analisis strategi atau faktor-faktor yang sangat penting bagi keberhasilan yang menyatakan bahwa kebutuhan informasi suatu organisasi ditentukan oleh indikator-indikator kunci atas kinerja.

5.        Analis Portofolio

Analis potofolio dapat digunakan untuk mengevaluasi alternatif proyeksistem. Analisis portofolio menginventarisasi semua proyek sistem informasi perusahaan dan aktivitas, meliputi infrastruktur, surat kontrak alih daya dan lisensi.

6.        Model Penilaian

Model penilaian bermanfaat untuk memilih proyek-proyek dengan banyak kriteria yang harus dipertimbangkan. Model penilaian sangat umum digunakan untuk menginformasi, merasionalisasikan dan mendukung keputusan.

MENENTUKAN NILAI BISNIS DARI SISTEM INFORMASI

1.        Biaya dan Manfaat Sistem Informasi

Manflaat berwujud dapat diukur dan diberikan nilai uang. Manfaat tak berwujud seperti layanan konsumen yang lebih efisien atau pengambilan keputusan yang lebih baik, tidak dapat diukur langslung tetapi dapat menghasilkan keuntungan yang dalam jangka panjangnya dapat diukur. Sistem transaksi dan administrasi yang menggantikan tenaga kerja dan ruang penyimpanan selalu menghasilkan manfaat tampak yang lebih terukur di bandingkan sistem informasi manajemen.

2.        Penganggaran Modal Untuk Sistem Informasi

Model penganggaran modal merupakan salah satu dari beberapa teknik yang digunakan untuk mengukur nilai dari investasi dalam proyek modal investasi jangka panjang. Model penganggaran modal yang utama untuk mengevaluasi proyek-proyek TI adalah metode pengembalian investasi, tingkat pengembalian atas investasi dalam akutansi, nilai neto sekarang dan tingkat bunga pengembalian internal.

3.        Model Penentuan Harga Opsi Nyata

Model penentuan harga opsi nyata menggunakan konsep dari penilaian opsi yang dipinjam dari industri keuangan. Opsi pada dasarnya adalah hak, bukan kewajiban, untuk melakukan tindakan dimasa depan.

4.        Keterbatasan Dari Model Keuangan

Dalam cara tradisional yang menitik beratkan pada aspek keuangan dan teknis sistem informasi cenderung mengabaikan dimensi sosial dan organisasi dari sistem informasi yang dapat memengaruhi biaya dan manfaat yang sebenarnya dari investasi. Banyak keputusan atas investasi dalam sistem informasi perusahaan yang tidak cukup mempertimbangkan biaya dari gangguan organisasi yang diciptakan oleh sistem yang baru, dan lain sebaginya.

MENGELOLA RESIKO PROYEK

1.        Dimensi Resiko Proyek

Tingkat resiko atas proyek dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu:

§   Ukuran proyek

Semakin besar proyek akan semakin besar resikonya

§   Struktur proyek

Beberapa proyek jauh lebih besar terstruktur dari pada yang lainnya. Kebutuhan mereka jelas dan mudah sehingga output dan proses dapat ditentukan dengan mudah.

§   Pengalaman dengan teknologi

Resiko suatu proyek akan meningkat jika tim proyek dan staf sistem informasi kekurangan keahlian teknis yang dibutuhkan.

2.        Manajemen Perubahan dan Konsep Implementasi

Sebagian besar proyek sistem informasi terhambat karena proses perubahan organisasional di seputar pembuatan sistemnya tidak ditangani dengan baik. Pembuatan sistem yang sukses membutuhkan adanya manajemen perubahan yang cermat yaitu:

§   Konsep implementasi

Adalah semua aktivitas organisasional yang berhubungan dengan penggunaan, manajemen dan rutinitas dari sebuah inovasi.

§   Peran pengguna akhir

Proyek pengembangan sistem membawa resiko kegagalan yang sangat tinggi ketika terdapat jurang yang besar antara pengguna dan spesialis teknis. Dalam kondisi demikian, lpengguna sering kali tidak dilibatkan dalam implementasi.

§   Dukungan dan komitmen

Apabila sebuah proyek sistem informasi mendapatkan dukungan dn komitmen manajemen pada berbagai tingkat, ini akan cenderung dipahami positif baik oleh pengguna maupun oleh staf layanan informasi teknis.

§   Tantangan manajemen perubahan untuk rekayasa ulang proses bisnis, aplikasi perusahaan serta merger dan akuisasi

Dengan adanya tantangan inovasi dan implementasi, bukan hal mengejutkan jika menjumpai tingkat kegagalan yang sangat tinggi dalam banyak aplikasi perusahaan dan proyek rekayasa ulang proses bisnis yang secara khusus membuthkan perubahan organisasional yang ekstensif dan mungkin mengharuskan penggantian teknologi dalam banyak proses bisnis yang saling berhubungan.

3.        Mengendalikan Faktor Risiko

Mengantisipasi masalah yang berpotensi muncul saat implementasi dan menerapkan strategi korektif yang tepat dapat meningkatkan peluang keberhasilan proyek sistem, yaitu:

§   Mengelola kerumitan teknis

Perangkat integrasi internal sangat membantu dalam mengerjakan proyek-proyek dengan teknologi yang rumit dan menantang. Kesuksesan dari proyek samacam ini bergantung pada seberapa baik pengelolaan kerumitan teknisnya.

§   Perangkat perencanaan dan pengendalian formal

Perangkat perencanaan formal dan perangkat pengendalian formal, jika digunakan dengan benar akan membantu proyek-proyek besar mendokumentasi dan mengawasi rencana proyek. Metode yang digunakan untuk itu adalah diagram Gantt dan diagram PERT.

§   Meningkatkan keterlibatan pengguna dan mengatasi penolakan dari pengguna

Proyek dengan struktur yang relatif kecil dan memiliki banyak kebutuhan yang tidak terdefinisi, lharus melibatkan pengguna secara penuh dalam semua tahapannya, mendidik dan melatih pengguna dan memberikan insentif utuk pengguna yang mau bekerja sama.

4.        Merancang Untuk Perusahaan

Faktor organisasional dalam perencanaan sistem dan implementasi pada perusahaan adalah:

§   Peran serta dan keterlibatan karyawan

§   Desain pekerjaan

§   Membuat standar dan memonitor kinerja

§   Ergonomi

§   Prosedur penyelesaian keluhan dari karyawan

§   Kesehatan dan keselamatan

§   Kepatuhan dengan peraturan pemerintah

5.        Alat bantu perangkat lunak manajemen proyek

Alat bantu perangkat lunak yang dapat mengelola sejumlah tugas yang sangat banyak serta aktivitas dan hubungan yang rumit antara lain Microsoft Office Project 2010. Perangkat ini membantu organisasi untuk menelusuri proyek individual, sumber daya yang dialokasikan dan biaya.