MENGELOLA PENGETAHUAN

A.     PENDAHULUAN

Pengetahuan adalah konsep, pengalaman, dan pendekatan yang memberikan kerangka dasar untuk menciptakan, mengevaluasi dan menggunakan informasi. Untuk mengubah informasi menjadi pengetahuan, perusahaan harus memanfaatkan lebih banyak lagi sumber daya untuk menemukan pola, aturan, dan konteks dimana pengetahuan tersebut berguna.

Manajemen pengetahuan adalah sekumpulan proses ynag dikembanghkan dalam organisasi untuk menciptakan, mengumpulkan, menyimpan, memelihara, dan menyebarkan pengetahuan yang dimiliki  perusahaan. Sistem manajemen pengetahuan adalah sistem yang mendukung penciptaan, pengambilan, penyimpanan, dan penyebaran keahlian dan pengetahuan yang dimiliki perusahaan.

B.     BIDANG MANAJEMEN PENGETAHUAN

Sistem manajemen pengetahuan telah menjadi salah satu bidang yang paling cepat berkembang dalam investasi peranti lunak perusahaan dan pemerintahan. Untuk mengubah data menjadi informasi, perusahaan harus memanfaatkan sumber daya yang ada utnuk menyusun data ke dalam kategori-kategori yang mudah digunakan. Untuk mengubah informasi menjadi pengetahuan, perusahaan harus memanfaatkan lebih banyak lagi sumber daya untuk menemukan pola, aturan, dan konteks di mana pengetahuan tersebut berguna.

Melalui sekumpulan data kegiatan terencana dengan pengukuran yang teliti, percobaan, dan masukan dari pelanggan maupun lingkungan sekitar, organisasi mendapatkan pengalaman. Manajemen pengetahuan adalah seperangkat proses bisnis yang dikembangkan dalam organisasi untuk menciptakan, menyimpan, memindahkan dan menerapkan pengetahuan.

Organisasi memperoleh pengetahuan melalui beberapa cara, tergantung pada jenis pengetahuan yang dicarinya. Mencoba membangun pusat data yang berisi dokumen, laporan, presentasi, dan praktik-praktik terbaik. Sistem ini kemudian dikembangkan untuk menyertakan dokumen yang tidak terstruktur, seperti e-mail. Sistem manajemen pengetahuan perusahaan adalah sistem serba guna yang digunakan oleh perusahaan untuk mengumpulkan, menyimpan, mendistribusikan, dan menerapkan pengetahuan dan muatan digital. Sistem kerja pengetahuan adalah sistem yang dikembangkan khusus untuk para teknisi, ilmuan dan para pekerja di bidang pengetahuan lainnya yang bertugas memperoses dan menciptakan pengetahuan baru bagi perusahaan mereka.

C.     DIMENSI PENGETAHUAN YANG PENTING

Pengetahuan merupakan sifat individual sekaligus sifat kolektif dari suatu perusahaan. Pengetahuan adalah kejadian yang kognitif, bukan fisiologis, yang terjadi dalam pikiran manusia. Pengetahuan juga tersimpan dalam perpustakaan dan catatan, serta disimpan oleh perusahaan dalam bentuk proses bisnis dan pengetahuan karyawannya.

1. Pembelajaran organisasi dan Manajemen Pengetahuan. Organisasi menciptakan dan mengumpulkan pengetahuan menggunakan beberapa mekanisme pembelajaran organisasional. Melalui sekumpulan data, kegiatan terencana dengan pengukuran yang teliti, percobaan, dan masukan dari pelanggan maupun lingkungan sekitar, organisasi mendapatkan pengalaman. Organisasi yang mempelajari hal-hal di atas akan mengubah prilakunya dengan membuat proses bisnis baru dan mengubah pola manajemen pengambilan keputusannya.
2. Pemerolehan Manajemen. Organisasi memperoleh pengetahuan melalui beberapa cara, tergantung pada jenis pengetahuan yang dicarinya. Sistem manajemen pengetahuan yang pertama mencoba membangun pusat data yang berisi dokumen laporan, presentasi dan praktik-praktik terbaik. Sistem ini kemudian dikembangkan untuk menyertakan dokumen yang tidak terstruktur, seperti e mail.
3. Penyimpanan Pengetahuan. Setelah berbagai dokumen, pola, dan aturan pakar terkumpul, data tersebut harus disimpan sehingga dapat diambil kembali dan digunakan oleh para karyawan. Penyimpanan pengetahuan umumnya melibatkan proses pembuatan basis data. Sistem manajemen dokumen mengubah data ke dalam bentuk digital, menyusun indeks, dan menandai dokumen-dokumen yang diperlukan berdasarkan kerangka kerja yang koheren dengan bentuk akhirnya suatu basis data yang dapat menyimpan pengetahuan yang diperoleh dengan cara menerapkan pengetahuan tersebut ke dalam proses dan budaya organisaisi.
4. Penyebaran Pengetahuan. Portal, e-mail, pesan instan, dan teknologi mesin pencari telah ditambahkan ke dalam serangkaian teknologi kolaborasi dan sistem perkantoran yang digunakan untuk berbagi agenda, dokumen, data, dan grafik.
5. Penerapan Pengetahuan. Pengetahuan yang tidak dapat dibagikan dan tidak dapat diterapkan dalam kejadian nyata oleh para manajer atau perusahaan tidak akan memberikan nilai tambahan bagi bisnsi, apa pun jenis sistem manajemen pengetahuannya. Agar investasi yang ditanamkan tidak terbuang sia-sia. Pengetahuan organisasi harus menjadi sistem yang dapat mendukung keputusan.
6. Membangun Modal Organisasi dan Modal Manajemen: Kolaborasi, Komunitas Praktik, dan Lingkungan Perkantoran. Komunitas Praktik adalah jaringan umum informal yang terdiri atas para profesional dan karyawan baik di dalam maupun di luar perusahaan dengan minat dan kegiatan yang sama. Tentunya minat dan kegiatan tersebut harus berkaitan dengan pekerjaan. Kegiatan komunitas ini termasuk pendidikan perorangan atau kelompok, konferensi, newsletter online, dan setiap harinya saling berbagi pengalaman dan teknik untuk menyelesaikan masalah  dalam pekerjaan tertentu.
7. Mengorganisasikan Pengetahuan: Taksonomi dan Penandaan. Taksonomi adalah sekema untuk mengklasifikasikan informasi dan pengetahuan sedemikian rupa sehingga informasi dan pengetahuan tersebut mudah diakses. Taksonomi adalah seperti daftar isi sebuah buku atau seperti sistem perpustakaan untuk mengklasifikasikan buku dan majalah menurut judul dan penulisnya.

D.     JENIS SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN

Sistem manajemen pengetahuan perusahaan adalah sistem serba guna yang umum digunakan oleh perusahaan untuk mengumpulkan, menyimpan, mendistribusikan, dan menerapkan pengetahuan dan muatan digital.

Ada tiga jenis dari Sistem Manajemen Pengetahuan, yaitu:

1. Sistem Manajemen Pengetahuaan Perusahaan, adalah sistem serba guna yang digunakanoleh perusahaan untuk mengumpulkan, menyimpan, mendistribusikan dan menerapkan pengetahuaan dan muatan digital. Sistem ini menyediakan basis data berikut perangkatnya.
2. Sistem Kerja Pengetahuan, adalah sistem yang dikembangkan khusus untuk para teknisi, ilmuwan dan parapekerja di bidang pengetahuaan lain yang bertugas memperoleh dan menciptakan pengetahuaan baru bagi perusahaan mereka.
3. Teknik, ini memiliki tujuan yang berbeda mulai dari fokus pada menemukan pengetahuan baru (data mining dan neural network), pengolahan pengetahuandalam bentuk aturan bagi program komputer (expert, system dan fuzzy logic), sampai bagaimana mendapatkan solusi optimal untuk suatu masalah (genetic algorithym).

E.     SISTEM MANAJEMEN PENGETAHAUN KESELURUHAN PERUSAHAAN

Dalam sistem manajemen penegetahuan perusahaan terdapat tiga kategori utama yang digunakan dalam mengelola berbagai pengetahuan tersebut. Kadangkala manajer memerlukan informasi berbentuk dokumen yang tidak benar-benar terstruktur, seperti e-mail, voice mail, rekaman percakapan di chat room, video, gambar digital, brosur atau buletin.

Sistem pengetahuan terstruktur melakukan fungsi implementasi penandaan dokumen, antar muka dengan basis data perusahaan di mana dokumen disimpan, dan membuat portal perusahaan yang dapat digunakan oleh karyawan yang memerlukan pengetahuan perusahaan. Informasi yang semi terstruktur adalah seluruh informasi digital dalam suatu perusahaan yang tidak terdapat dalam dokumen atau laporan formal.

Taksonomi adalah skema untuk mengklasifikasikan informasi dan pengetahuan sedemikian rupa hingga informasi dan pengetahuan tersebut mudah diakses.

Sistem Manajemen Pengetahuan telah menjadi salah satu bidang yang paling cepat berkembang dalam investasi piranti lunak perusahaan dan pemerintahan.

1. Sistem Pengetahuan Terstruktur, yaitu untuk mengatur pengetahuan terstruktur dalam bentuk teksterstruktur dan laporan atau presentasi (dokumen formal) di memori komputer agar dapat diakses oleh seluruh perusahaan.
2. Sistem Pengetahuaan Semi Terstruktur, yaitu seluruh informasi digital dalam suatu perusahaan yang tidak terdapatdalam dokumen atau laporan formal. Diperkirakan hampir 80% isi bisnis suatu organisasi bersifat semi terstruktur, informasi dalam arsip, pesan memo, e-mail,brosur atau media lainnya(video, image) dibuat dalam format berbeda-beda dan disimpan di banyak tempat.
3. Sistem Jaringan Pengetahuan, dimana sistem ini menyediakan suatu direktori on line mengenai keberadaan pakar dalam bidang pengetahuaan dan menggunakan teknologi komunikasi untuk memudahkan karyawan menemukan pakar yang tepat.
4. Teknologi Pendukung; Portal, Perangkat Kolaborasi, dan Sistem Manajemen Pembelajaraan. Portal pengetahuan perusahaan dapat memberikan akses pada informasi sumber daya eksternal, seperti umpanan berita dan riset, chat/ pesan instan, diskusi kelompok, dan konferensi video. Sistem manajemen pembelajaran adalah aplikasi perangkat lunak yang menyediakan alat bantu untuk manajemen, pengiriman, pelacakan, dan penilaian berbagai jenis pembelajaran dan pelatihan karyawan.

F.     SISTEM KERJA PENGETAHUAN

Pekerja pengetahuan adalah orang-orang yang merancang produk atau jasa dan menciptakan pengetahuan untuk organisasi. Pekerja pengetahuaan melakukan tiga peran kunci yang sangat penting bagi organisasi dan untuk manajer yang bekerja dalam organisasi, yaitu:

• Menjaga aliran pengetahuaan dalam perusahaan seiring dengan perkembangan perusahaan dalam teknologi sain, pemikiran sosial dan seni.
• Bertugas melayani sebagai konsultan internal mengenai pengetahuankhusus mereka, berbagai perusahaan yang terjadi dan kesempatanyang muncul.
• Bertindak sebagai agen perubahan, mengevaluasi, merintis danmendukung proyek-proyek perubahan.

Pekerja pengetahuan memerlukan  sistem kerja pengetahuan yang sangat spesifik dengan grafis, alat bantu analisis, dan kemampuan komunitas dan manajemen dokumen yang canggih. Sistem ini memerlukan kekuatan komputasi mendasar untuk menangani grafik-grafik yang rumit atau perhitungan yang kompleks yang dibutuhkan oleh pekerja pengetahuan, seperti penelitian ilmiah, perancang produk, dan analisis keuangan.

Berikut contoh Sistem Kerja Pengetahuan:

1. Computer Aided Design (CAD), adalah suatu program komputer untuk menggambar suatu produk atau bagian dari suatu produk. Produk yang ingin digambarkan bisa diwakili oleh garis-garis maupun simbol-simbol yang memiliki makna tertentu berupa gambar 2 dimensi dan gambar 3 dimensi. Kini perangkat lunak CAD telah berevolusi dan terintegrasi dengan perangkat lunak CAE (Computer Aided Engineering) dan CAM (Computer Aided Manufacturing).
2. Sistem Realitas Virtual, adalah sistem yang memiliki kemampuan visualisasi, penerjemahan, dan simulasi yang lebih yang jauh melebihi sistem desain berbantu komputer. Sistem ini menggunkan peranti lunak grafis interaktif untuk menciptakan simulasi buatan komputer yang sangat mirip dengan kenyataan hingga para pengguna hampir mempercayai bahwa mereka berada dalam dunia nyata.
3. Virtual Reality Modeling Language (VRML), adalah seperangkat spesifikasi untuk model interaktif tiga dimensi dalam World Wide Web yang dapat menangani berbagai jenis media, termasuk animasi, gambar dan audio, untuk menempatkan pengguna dalam lingkungan dunia nyata yang disimulasikan.
4. Workstation Investasi, adalah sistem yang khusus untuk mendayagunakan pengetahuan dan waktu dari para pialang, pedagang, dan manajer portofolio

G.     TEKNIK CERDAS

Kecerdasan buatan dan teknologi basis data memberikan sejumlah teknik cerdas yang dapat digunakan oleh berbagai organisasi untuk menangkap pengetahuan per orangan dan pengetahuan kolektif, serta mengembangkan pengetahuan tersebut.

1. Menangkap Pengetahuan Sistem Ahli, adalah teknik cerdas untuk menangkap pengetahuan yang tersembunyi dalam keahlian manusia yang sangat spesifik dan terbatas cakupannya. Sistem ini menangkap pengetahuan dari pekerja pakar dalam bentuk serangkaian aturan dalam sistem peranti lunak yang dapat digunakan oleh orang lain dalam organisasi tersebut. Serangkaian aturan dalam sistem ahli ditambahkan ke dalam  memori atau pembelajaran perusahaan.
2. Bagaimana Sistem Ahli Bekerja, adalah sistem ahli membuat model pengetahuan manusia menjadi serangkaian aturan yang secara kolektif disebut basis pengetahuan.
3. Contoh Sistem Ahli Yang Sukses. Sistem ahli memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan, termasuk diantaranya pengambilan keputusan yang lebih baik, pengurangan kesalahan, penguranagan biaya, pengurangan waktu pelatihan, dan tingkat kualitas serta layanan yang lebih baik.
4. Kecerdasan Organisasional: Penalaran Berbasis kasus. Pengetahuan organisasi ini dapat ditangkap dan disimpan dengan mengguanakan penalaran berbasis kasus. Dalam penalaran berbasis kasus, deskripsi dari pengalaman masa lalu seorang spesialis yang direpresentasikan sebagai contoh kasus disimpan dalam basis data untuk digunakan kembali di suatu waktu pada saat seorang pengguna berhadapan dengan kasus baru dengan parameter yang serupa.

Dalam sistem ini  terdapat beberapa teknik kecerdasan, diantaranya yaitu:

1. Sistem Logika Fuzzy, adalah teknologi berbasis aturan yang dapat merepresentasikan ketidak persisian seperti yang telah disebutkan, dengan menciptakan aturan yang menggunakan nilai subjektif atau nilai yang mendekati. Logika fuzzy dapat menjelaskan fenomena atau proses tertentu secara linguistik, kemudian mempresentasiakannya dalam sejumlah kecil aturan yang fleksibel.
2. Jaringan Saraf  Tiruan, sistem ini digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah yang kompleks dan sulit dipahami, dimana sejumlah besar data mengenai masalah tersebut telah dikumpulkan. Jaringan saraf tiruan mencari pola dan hubungan dalam data yang sngat besar yang terlalu rumit dan sulit untuk dianalisis manusia. Jaringan saraf tiruan menemukan pengetahuan ini dengan menggunakan perangkat keras dan peranti lunak yang menyerupai pola-pola pemprosesan dalam otak manusia.
3. Algoritme Genetik, sistem ini berguna untuk mendapatkan solusi optimal untuk masalah spesifik dengan memeriksa sejumlah besar kemungkinan solusi untuk masalah tersebut. Teknik pemecahan masalah dengan algoritme ini secara konsep berbasis pada metode bagaimana organisme hidup beradaptasi dengan lingkungannya.
4. Sistem AI Hibrida, adalah sistem yang dapat mengintegrasikan Algoritme genetik, logika fuzzy, jaringan saraf tiruan, dan sistem ahli menjadi aplikasi tunggal untuk mengambil manfaat dari fitur-fitur terbaik teknologi tersebut. Sistem seperti ini disebut system kecerdasan buatan hibrida (Hybrid Al Sylstem).
5. Agen inteligen, adalah program peranti lunak yang bekerja di latar belakang tanpa investasi manusia secara langsung untuk menjalankan tugas-tugas yang spesifik, berulang, dan dapat diprediksi. Tugas -tugas tersebut dilakukan bagi pengguna per orangan, proses bisnis, atau aplikasi peranti lunak. Agen inteligen menggunakan basis pengetahuan bawaan yang terbatas atau basis pengetahuan yang dipelajari untuk menyelesaikan tugas atau untuk membuat keputusan atas nama pengguna, seperti menghapus e-mail yang tidak berguna, menjadwalkan janji, atau menjelajahi melalui jaringan untuk menemukan biaya perjalanan termurah.